Почему документальная причина часто прячется внутри комментариев
Финансы обычно видят только остаток долга, а сам документальный контекст живет отдельно: в ЭДО, письмах, мессенджерах, у менеджера проекта или у бухгалтера клиента. В результате одна и та же сумма может выглядеть как 'просрочена', хотя на самом деле вопрос в неподписанном УПД или споре по акту.
Пока документ не оформлен как отдельная причина задержки, команда не понимает, кто должен делать следующий шаг и как быстро оплата вернется в работу.
Какие документальные причины встречаются чаще всего
На практике чаще всего встречаются четыре группы: УПД или акт не подписан, документ отклонен из-за ошибки, есть расхождение по сверке или клиент зачел оплату на другой договор.
У каждой из этих причин разный владелец и разное действие. Где-то нужно исправить документ, где-то запросить платежку, где-то подготовить акт сверки, а где-то согласовать письмо о зачете.
- УПД без подписи клиента
- акт не подписан после закрытия этапа
- расхождение по акту сверки
- частичная оплата или неверная привязка платежа
Как отделить документы от обещаний клиента
Это принципиально важно. Если клиент говорит 'оплатим после подписи УПД', значит в кейсе должно быть видно и обещание клиента, и статус документа. Иначе команда будет одновременно думать, что это кассовый перенос и документальная проблема, и никто не поймет, что критично первым.
Правильный рабочий контур хранит документ как отдельный объект, а обещание клиента как отдельную контрольную дату. Тогда становится видно, какая часть проблемы уже устранена, а какая нет.
Что должно быть в первом контуре по документам
Для первого запуска не нужны сами файлы документов. Достаточно типа документа, статуса, даты отправки, связанного счета, суммы, ответственного и комментария о расхождении.
Уже на этом уровне можно построить рабочую очередь документов и перестать смешивать их с общей просрочкой.