УПД, акты и сверки: какой документ держит оплату

Сначала назовите документ, который блокирует оплату

Фраза 'не платят из-за документов' слишком общая. Для действия нужен тип документа, текущий статус, последнее событие и конкретное замечание клиента. УПД без подписи, отклоненный акт и расхождение по сверке требуют разных владельцев и сроков.

Карта документальных причин

Используйте ограниченный справочник статусов. Свободный комментарий оставляйте для деталей, но не вместо статуса.

• не отправлен - документ еще не ушел клиенту
• доставлен, не просмотрен - нужна проверка контакта и маршрута
• на согласовании - известен получатель и срок ответа
• отклонен - зафиксирована конкретная ошибка или замечание
• подписан - документальный блок снят, нужна дата оплаты
• расхождение - требуется сверка суммы, периода или договора

Кому назначать следующий шаг

Бухгалтерия исправляет реквизиты и формат, проектная команда отвечает на замечания по объему, менеджер подтверждает маршрут у клиента, финансы возвращают сумму в платежный контроль. Один общий ответственный за всю дебиторку не заменяет владельца конкретного препятствия.

Не смешивайте документ и обещание оплаты

Фраза клиента 'оплатим после подписи УПД' содержит два события: подписание документа и платеж. После подписи создайте отдельную контрольную дату оплаты. Иначе кейс исчезнет из документальной очереди, но не появится в платежной.

Пример рабочего маршрута

УПД отклонен из-за неверного номера договора. Бухгалтер исправляет документ до 12:00, менеджер получает подтверждение приема до конца дня, финансы ставят контроль на платежный день клиента. Если исправленный УПД снова отклонен, кейс возвращается владельцу с новой причиной, а не остается в статусе 'документы'.

Минимальные поля документальной очереди

Для первого контура не обязательно загружать сами файлы. Достаточно хранить тип, идентификатор, дату отправки, статус, текст замечания, владельца, срок исправления, связанный счет и дату возврата в контроль оплаты.