Покупатель не подписывает УПД в ЭДО: что делать

Проверьте не подпись, а полный статус обмена

УПД может быть создан, отправлен, доставлен, просмотрен, отклонен или подписан. Фраза 'не подписан' не показывает, видел ли клиент документ и есть ли формализованное замечание. Начните со статуса у оператора ЭДО и идентификатора документа.

Чек-лист первичной проверки

Проверьте данные до повторной отправки, чтобы не создавать дубликаты и новые версии без причины.

• правильная организация и получатель
• номер договора, счета и заказа
• даты, суммы, НДС и номенклатура
• полномочия подписанта и маршрут согласования
• текст отклонения или замечания клиента
• срок ответа по внутреннему и договорному процессу

Если УПД отклонен

Создайте задачу по конкретной причине: реквизит, сумма, номенклатура, договор или фактическая операция. Определите, нужна ли корректировка документа или разбор коммерческого спора. После исправления свяжите новую версию с исходной и подтвердите получение у клиента.

Если УПД доставлен, но клиент молчит

Уточните, кто отвечает за согласование и не сменился ли маршрут. Менеджер клиента может подтвердить контакт, бухгалтерия - корректность документа, а владелец сделки - управленческую эскалацию. Не отправляйте ежедневные дубликаты одного УПД без согласования.

Пример очереди по УПД

Статус: отклонен. Причина: неверный договор. Владелец: бухгалтер. Срок исправления: сегодня 14:00. Следующий контроль: подтверждение доставки до 16:00. После подписи: менеджер получает дату платежа, финансы ставят проверку банка. Такая запись показывает весь маршрут, а не только красный статус в ЭДО.

Что изменилось в 2026 году

ФНС сообщала, что с 2026 года для электронного подтверждения отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг используется формат УПД, утвержденный приказом ФНС. Конкретный формат и переходные правила проверяйте по актуальным разъяснениям ФНС и у оператора ЭДО перед изменением процесса.

После подписи контролируйте деньги отдельно

Подписанный УПД подтверждает документальное событие, но не факт платежа. Пересчитайте срок по договору, сохраните дату подписи и поставьте отдельное действие на контроль поступления.