Почему неподписанный акт и просрочка - не одно и то же
Если клиент не подписал акт, проблема может быть не в готовности платить как таковой, а в том, что у него нет основания для платежа в его внутреннем процессе. В таком случае обычные напоминания по оплате будут слабо работать, потому что деньги стоят на документальном барьере.
Для команды это означает, что кейс должен получать отдельную причину задержки. Иначе он будет ошибочно жить в общей просрочке, хотя следующее действие здесь документальное, а не кассовое.
Что нужно выяснить по такому кейсу
Нужно понять, кто у клиента подписывает акт, есть ли замечания, был ли документ отправлен в корректном формате, есть ли связанный УПД и влияет ли отсутствие акта на весь платеж или только на часть суммы. Эти ответы определяют маршрут оплаты дальше.
Очень полезно, когда в одной карточке видны и счет, и акт, и последняя фраза клиента. Тогда финансы и продажи не спорят, что делать первым: добиваться подписания или уже поднимать вопрос по самой оплате.
Как не потерять деньги после исправления документа
После подписания акта сумма не должна просто исчезнуть из поля зрения. По ней нужна новая контрольная дата, потому что документальная причина снята, но деньги еще могли не прийти.
Именно такая логика отличает зрелый процесс от разрозненной работы. Статья под запрос про акт приводит человека к идее, что нужен не только шаблон документа, но и маршрут оплаты после его закрытия.