Просроченная дебиторская задолженность: что делать в первые 7 дней

Что делать в первый день просрочки

Сначала подтвердите сам факт просрочки: проверьте договорный срок, поступления банка, частичные оплаты, зачеты и корректность привязки платежа. Затем определите рабочую причину. Пока причина не установлена, массовое напоминание создает активность, но не управление.

• сверить остаток и дату актуальности данных
• проверить условия оплаты в договоре и приложениях
• посмотреть статус УПД, акта или сверки
• зафиксировать последнюю реакцию клиента
• назначить владельца и действие на ближайший рабочий день

Разделите просрочку по пяти причинам

Возраст долга показывает срочность, но не подсказывает действие. Для рабочей очереди используйте причину, которую можно подтвердить фактом.

• документы: не подписан, отклонен или не получен первичный документ
• расхождение: клиент не согласен с суммой, объемом или зачетом
• обещание: названа конкретная дата и источник договоренности
• ликвидность: клиент просит перенос или график платежей
• конфликт: долг отрицается, ответа нет или договоренности системно нарушаются

План на третий и седьмой день

К третьему дню по каждому кейсу должен появиться подтвержденный следующий шаг: исправленный документ, дата оплаты, сверка, график или подготовленная эскалация. К седьмому дню кейс без движения нельзя оставлять в статусе 'работаем'. Его переводят в управленческое решение или на правовую оценку.

• день 3: проверить выполнение обещанного действия и обновить причину
• день 5: поднять повторный перенос или документальный тупик владельцу процесса
• день 7: принять решение о стопе новых работ, графике, претензии или другом сценарии

Пример: просрочка из-за акта

Остаток 1,2 млн рублей просрочен на шесть дней. Заказчик не подписал акт, потому что ждет детализацию работ. Владелец кейса - руководитель проекта, действие - отправить детализацию и получить перечень замечаний до 16:00. Финансы не отправляют еще одно общее письмо об оплате, а ставят контроль на дату, следующую за договорным сроком приемки.

Когда подключать руководителя или юриста

Эскалация нужна, если сумма выше внутреннего порога, клиент повторно нарушил обещание, продолжение работ увеличивает риск или на уровне исполнителей нет решения. Правовая оценка нужна при отрицании долга, споре по качеству, длительном игноре, приближении сроков исковой давности или подготовке претензии.

Операционный контур должен сохранить хронологию, документы и договоренности, но не заменяет анализ договора и правовой позиции.

Как измерять качество работы с просрочкой

До денежного результата измеряйте управляемость: долю кейсов с установленной причиной, владельцем и контрольной датой; число сорванных обещаний; время от просрочки до первого действия; сумму без движения больше семи дней. Эти показатели показывают, где ломается процесс.