Регламент работы с дебиторской задолженностью: структура и SLA

Что должен определять регламент

Регламент фиксирует единые правила от появления ожидаемой оплаты до закрытия долга или передачи кейса на другой уровень. Он должен отвечать, какие данные считаются источником факта, кто владеет каждым типом причины, в какой срок выполняется действие и кто принимает исключения.

Структура готового документа

Используйте этот каркас как оглавление и адаптируйте пороги под свою модель продаж.

• цель, область действия и определения
• источники данных и периодичность обновления
• роли финансов, продаж, бухгалтерии, проекта и руководителя
• статусы задолженности и справочник причин
• SLA действий до срока и после просрочки
• пороги и порядок эскалации
• правила графика, стопа работ и передачи юристам
• метрики, контроль качества данных и версия регламента

Распределение ролей

Финансы подтверждают сумму, срок и поступление. Продажи ведут коммерческую договоренность и контакт с клиентом. Бухгалтерия отвечает за первичные документы и разнесение платежей. Проектная команда закрывает замечания по результату работ. Руководитель принимает решения, которые меняют риск: график, лимит, стоп или претензионный переход.

Пример SLA

Не копируйте сроки механически. Проверьте их на реальной загрузке команды и договорных условиях.

• за 3 рабочих дня до срока - подтвердить готовность документов и платежный маршрут
• день 1 просрочки - проверить факт, определить причину и владельца
• до дня 3 - получить подтвержденное действие или дату
• день 5-7 без движения - эскалация по внутреннему порогу
• повторный срыв или спор - отдельное управленческое или правовое решение

Статусы без двусмысленности

Избегайте статусов 'в работе' и 'ждем'. Используйте состояние, которое можно проверить: документ исправляется, ответ клиента до даты, платеж подтвержден, нужна сверка, требуется решение, передано на правовую оценку, закрыто поступлением.

Как внедрить регламент

Возьмите 30-100 актуальных строк, примените правила вручную и проведите две недели коротких ежедневных разборов. Зафиксируйте спорные статусы, нереалистичные SLA и неясные роли. Только после этого утверждайте версию 1.0 и переносите правила в систему.

Что проверять раз в месяц

Смотрите не только сумму просрочки. Проверяйте долю кейсов без причины, владельца и следующей даты; среднее время первого действия; число повторных переносов; решения, зависшие у руководителя; причины, которые встречаются чаще всего.