Дебиторская задолженность простыми словами: что это и как контролировать

Дебиторская задолженность простыми словами

Дебиторская задолженность - это сумма, которую покупатель или заказчик должен компании за уже поставленный товар, выполненную работу или оказанную услугу. Пока договорный срок оплаты не наступил, это текущая задолженность. Если срок прошел, а деньги не поступили, задолженность становится просроченной.

Сам по себе долг покупателя не всегда означает проблему. Проблема начинается, когда компания не может быстро ответить на четыре вопроса: сколько должны, почему не платят, кто действует дальше и когда кейс вернется на контроль.

Как возникает дебиторка в B2B

Типовой сценарий выглядит так: компания отгружает товар или закрывает этап работ, оформляет первичный документ и дает клиенту отсрочку. До даты оплаты сумма остается ожидаемым поступлением. После даты оплаты она попадает в просрочку, но причина задержки может быть разной.

• договорная отсрочка еще действует
• УПД или акт отправлен, но не подписан
• клиент не согласен с суммой или объемом
• оплата поступила частично или разнесена не на тот договор
• клиент назвал новую дату или перестал отвечать

Какие виды задолженности важно различать

Для ежедневной работы достаточно практической классификации. Она не заменяет бухгалтерские и юридические определения, зато помогает выбрать действие по каждой сумме.

• текущая - срок оплаты еще не наступил
• просроченная - договорный срок уже прошел
• спорная - клиент оспаривает сумму, качество или объем
• документальная - оплату удерживает УПД, акт или сверка
• рисковая - клиент нарушает обещания, не отвечает или имеет несколько просрочек

Что должно быть видно по каждой сумме

Минимальный рабочий реестр содержит не только контрагента и остаток. Добавьте срок, основание долга, статус документа, причину задержки, владельца, последнее подтвержденное событие и следующее действие. Тогда отчет превращается в очередь работы.

• контрагент, договор, счет или этап
• исходная сумма и непогашенный остаток
• договорная и обещанная даты оплаты
• тип и статус закрывающего документа
• причина задержки, ответственный и следующий шаг

Пример разбора одной задолженности

У клиента остаток 840 000 рублей, срок оплаты прошел четыре дня. Менеджер пишет, что бухгалтерия клиента ждет исправленный УПД. Значит, действие не должно звучать как 'напомнить об оплате'. Корректная запись: бухгалтер компании исправляет УПД сегодня до 15:00, менеджер подтверждает получение у клиента, контроль оплаты ставится на следующий платежный день.

Такой формат отделяет финансовый факт от рабочей задачи и не дает сумме потеряться после исправления документа.

Три ошибки в контроле дебиторки

Первая ошибка - считать любую дебиторку плохой, не сверяя договорный срок. Вторая - хранить причину задержки только в переписке. Третья - назначать ответственного без конкретного результата и даты. Исправление этих трех ошибок обычно полезнее нового отчета с десятками показателей.